Come preparare un inventario
È molto importante essere in grado di conoscere il numero effettivo di articoli presenti in magazzino nella tua azienda. Ciò ti consentirà di identificate rapidamente variazioni e identificare tempestivamente i problemi relativi alla gestione e al controllo del magazzino. Conoscere i movimenti delle tue merci ti permetterà di prendere decisioni consapevoli su merci danneggiate, furti, articoli poco richiesti e processi in vigore in magazzino. È molto importante essere preparati ad affrontare un inventario : sotto sono elencate le regole da seguire per garantire che ciò avvenga in maniera fluida.
1. Stabilire le giacenze in possesso dell’azienda e l’ubicazione degli articoli
Identificare la merce che è stata già fatturata al cliente ma non ancora ritirata, e che si trova ancora presso il magazzino/negozio. Inoltre dovrebbe essere individuata la merce ricevuta in magazzino/negozio che non è ancora stata ancora registrata. Assicurarsi che tutta la merce presente in luoghi diversi o in deposito sia interamente contabilizzata.
2. Il magazzino deve essere pulito ed ordinato e gli articoli dovrebbero essere disposti in modo strutturato
Si dovrebbero etichettare gli scaffali per identificare in modo chiaro i diversi tipi di articoli e le collocazioni; ad esempio segnalare dove è posizionata la merce e la relativa tipologia.
Se rilevante, dai agli inventaristi indicazioni chiare sulla direzione da seguire per contare; per esempio, se devono iniziare da una posizione specifica e finire in un’altra.
3. Strumenti richiesti per l’inventario
Moduli d’inventario – mostrano le quantità per ciascun articolo in giacenza.
Moduli per merci inservibili – controlla sempre le condizione della merce conteggiata, prendi nota se essa è danneggiata.
Conteggio manuale – avviene quando ogni articolo viene conteggiato e registrato per iscritto, anziché essere scannerizzato, di solito quando non sono presenti codici a barre.
Calcolatrice – per sommare i valori totali e verificare le differenze.
Lettori di codici a barre manuali – necessari solo per articoli provvisti di codici a barre.
4. Vieta l’utilizzo di radio, cellulari, iPod e le chiacchere
Potrebbe sembrare un gesto crudele, ma le distrazioni sono spesso fonte di errori.
5. Ogni articolo in giacenza deve essere contato. Mai fare stime!
Potrebbe sembrare noioso, specialmente se pensi di avere un’idea precisa delle quantità delle tue giacenze, ma è molto meglio avere sin da subito un conteggio accurato al 100%. Non dimenticare di aprire fisicamente le scatole – se l’etichetta sulla scatola indica che ci sono 75 articoli non è detto che ci siano davvero.
6. Verifica la quantità fisica della giacenza con quella corrente registrata nel sistema. Ricontrolla sempre le discrepanze
Appunta sempre tutte le differenze e monitorale ove necessario per individuarne le cause.
7. Aggiorna gli inserimenti a sistema
Quando l’inventario è concluso, aggiorna le quantità a sistema. Un inventario ben pianificato comporterà un disagio minimo, un aggiornamento accurato delle giacenze e fornirà una base per prendere decisioni aziendali più consapevoli.